【決定版】インボイス（適格請求書）の書き方のポイントを総おさらい

インボイス制度が令和5年10月より開始されます。インボイス制のもとでは請求書や領収書などに決められた事項を記載する必要があります。記載もれのないよう、インボイス作成のポイントや注意点を確認していきましょう。

インボイス（適格請求書）の記載事項

インボイスには特定の書式を使う必要はなく、必要な記載事項が書いてあれば問題ありません。
また請求書や領収書など、書類の名目についても発行者に任せられています。
インボイス（適格請求書）には次のことを記載する必要があります。

①取引の相手方の氏名（名称）

通常のインボイスである適格請求書には、取引先の氏名を記載する必要がありますが、この後お話しする適格簡易請求書と呼ばれる簡略な書き方のインボイスでは記載する必要がありません。自身が使用する書式に合わせて、記載の有無をしっかりとチェックしておきましょう。

 

②取引の年月日

実際に取引を行った日付を記載します。

 

③取引の内容

売った商品の名称や提供したサービスの内容を記載します。もし取引の内容が軽減税率の対象である場合はその旨も記載する必要があります。

 

④税率ごとの取引の税抜金額または税込金額の合計額

10％の税率、軽減税率などの税率ごとに税抜または税込金額の合計額を記載します。
仮に軽減税率の対象となるものがない場合は、軽減税率の金額について何も記載しなくても問題ありません。

 

⑤上記の合計額ごとの適用税率

④の合計金額ごとの適用税率を記載します。こちらも軽減税率の対象がない場合、あえて軽減税率8％と記載する必要はありません。

 

⑥税率ごとの消費税額

インボイスには税率ごとに区分した消費税額を記載します。

この消費税額については、1つのインボイスにつき、税率ごとの合計額に1回ずつ端数処理を行います。

つまり軽減税率8％の消費税の合計額、税率10％の消費税の合計額それぞれに1回ずつ端数処理を行うことに。

端数処理の方法は切り上げ、切り捨て、四捨五入のいずれでも良いとされています。

ただし、個々の商品ごとに消費税の計算をし、その端数処理をして合計額を計算することは認められていません。

 

⑦売り手の氏名（名称）

インボイスには事業者の氏名や名称を書く必要があります。

個人事業主などのなかには氏名ではなく、屋号で活動されている方もいるでしょう。そのような場合には、氏名に代えて屋号を記載することもできます。

ただし電話番号などをあわせて記載するなどして、事業者を特定しやすいようにしておきましょう。

 

⑧登録番号

インボイスに記載が必要な「登録番号」とは、事業者一人ひとりに割り当てられるインボイスの発行事業者としての識別番号です。

この登録番号がなければインボイスとして認められませんので注意しましょう。

登録番号の発行には事前に税務署への登録申請書の提出が必要となります。

インボイス制度が開始する令和5年10月1日時点で登録を受けるためには、原則として令和3年10月1日から令和5年3月31日までの間に登録申請書を提出しましょう。

出典：インボイス通達3-12　適格請求書に記載する消費税額等の計算に係る端数処理の単位

 

導入でどう変わった？インボイスと今までの請求書との違い

令和元年10月から軽減税率がスタートし、請求書などにも税率ごとに記載を分けるようになりました。インボイス導入前においても税率の区分は領収書などに書いてあるのを見たことがあるかと思います。

以下では、インボイス導入前の請求書・領収書の内容とインボイス導入後の内容のちがいを確認していきます。

 

請求書などの記載事項の比較

まずインボイス制度が導入されるにあたり、登録番号が必須となります。

また、税率ごとに取引金額の合計額やその税率、消費税額をきちんと分けて記載することとなります。

インボイスにはインボイス制度が導入される前までの請求書・領収書と異なる点がいくつかあるため、2つのちがいをしっかりと確認して使用する請求書の書式を変更しておきましょう。

 

〇が記載が必要　×が記載が不要

 

インボイスの書き方　その他の確認ポイント

紙とデジタル、インボイスとして認められているのはどっち？

インボイスは紙はもちろん、デジタル媒体での発行も認められています。法律上は「適格請求書に係る電磁的記録」と呼ばれ、紙のインボイスと同じ内容を記載する必要があります。方法としては具体的にメール送付、販売サイトでの電子領収書発行などのやり方が挙げられるでしょう。

 

また、紙媒体での発行をする際には印刷やデジタルでの出力の他、手書きでの交付も認められています。ただし記載すべき事項をきちんと書く点は印刷とかわりませんので、記載漏れのないようにしましょう。

 

インボイスは複数の書類にまたがっても可

インボイスは必要な事項を記載した請求書、納品書、領収書などの書類をさしますが、必ずしも1枚の書類にする必要はありません。

たとえば、取引ごとに納品書を発行し、月末に請求書の形で取引の合計を記載するなどのように、書類同士の関連性がわかればインボイスが複数の書類にまたがることも認められています。

この場合、納品書と請求書については次のような書き方が想定されます。

 

• 納品書には取引の内容や税率ごとに区分した取引金額の合計や消費税額を記載する
• 請求書には納品書ごとの合計金額と登録番号を記載する

 

また、この複数の書類は印刷した書面とデジタルデータの併用でも問題ありません。

インボイスとして記載すべき内容が書いてあり、書類ごとの関連性が正確に確認できればインボイスとして認められます。

たとえば納品書は電子の領収書で、請求書は紙で交付し、インボイスとすることもできます。

 

インボイス交付は制度開始前からでも始められる

インボイスの登録申請は令和3年10月1日から開始されます。

登録申請が受け付けられ、インボイスの登録番号が発行された場合には、インボイスの交付は制度が始まる令和5年10月より前からでも始められます。

インボイスの記載事項は、インボイス制度開始以前の請求書の記載事項を網羅していますので、インボイスの形式でも問題ありません。

インボイス交付の準備が整い次第、交付を始められます。

 

【飲食・小売用】適格簡易請求書の書き方とは？

通常のインボイスである適格請求書には取引の相手方の名称を書く必要があります。

しかし小売業・飲食業など、その都度、取引の相手方の名前を確認するのが難しい場合には、適格簡易請求書と呼ばれる簡略的なインボイスの書き方をしてもよいとされています。

 

この適格簡易請求書とは、通常のインボイスとはどのように異なるのでしょうか。対象となる事業者や書き方のポイントについて確認していきましょう。

適格簡易請求書が発行できる業種

適格簡易請求書が発行できるのは特定の業種に限られます。

具体的には、不特定かつ多数の客に販売やサービスの提供を行う、次の事業が挙げられます。

 

適格簡易請求書に記載が必要な事項

小売業などに適用される適格簡易請求書に記載が必要な事項は次の通りです。

 

適格簡易請求書の導入前と後の請求書のちがい

インボイス導入前の請求書と、適格簡易請求書を適応した請求書との記載内容を比較してみましょう。

 

【インボイス導入前の請求書と適格簡易請求書の比較】

〇が記載が必要　×が記載が不要

 

まず簡略な書き方のインボイスである適格簡易請求書には通常のインボイスと同様、登録番号の記載が必須です。

また、税率ごとに取引の合計金額を書かなければいけない点は共通しています。

この合計金額にくわえて適格簡易請求書では、合計金額ごとの適用税率か税率ごとの消費税額のどちらかを書けばよいことになっています。

さらに適格簡易請求書の場合、顧客が不特定多数であることが前提ですので、取引の相手方の氏名や名称の記載は必要ありません。

 

インボイスの書き方まとめ

最後に適格請求書と適格簡易請求書について、記載事項をおさらいして終わりにします。

 

【2種類のインボイスの記載事項の比較】

〇が記載が必要　×が記載が不要

 

営んでいる業種に応じてインボイスの書き方も変わります。とくにインボイスは「記載事項をもれなく書いてあるか」が重要なポイントですので、制度が始まる前にきちんとおさえておきましょう。

もしインボイスに不安がある場合には専門家である税理士への相談がおすすめです。

ぜひきわみ事務所へお問い合わせください。