リモートワークの手順と注意点とは？リモートワークのメリットも解説！

2020年4月7日現在、コロナウィルスの感染拡大を受け、その予防策として世界中で多くの企業がリモートワークを取り入れはじめました。従業員の衛生面や安全性を考慮した措置として、これから取り入れたいという企業も多いのではないでしょうか。

「導入するにあたって、注意すべきことは？」
「リモートワークってどんな業務に向いている？」

ここでは、リモートワークに関する様々な疑問に答えるべく、効率的にリモートワークを導入する方法や導入に際する注意点などを徹底的に解説していきます。

リモートワークとは？

リモートワークとは、「Remote work」となり、直訳するとRemote＝遠隔、Work＝仕事で、会社から遠隔された場所で働くという意味あいのある新語です。よく使われているワードで「テレワーク」もあります。 テレワークも「Tele：離れて」、「Work:仕事」と意味もほとんど同じです。

【リモートワークの形態】

リモートワークには大きく分けて３つの形態があります。

• モバイルワーク（スマホ、タブレット、ノートPCを使って、カフェや電車の中などで仕事）
• コワーキングスペース（サテライトオフィスなど、本部とは離れて仕事）
• 在宅勤務

現在では、コロナウィルス感染拡大を受け、人的接触の最も少ない在宅勤務を取り入れる企業がほとんどとなっています。

また以前より、Twitter , Inc.など世界有数の企業においては、従業員へリモートワークを奨励しており、日本でも妊娠出産、介護などで休業を余儀なくされた社員に対してリモートワークを活用する企業が増えている傾向にあります。

リモートワークのメリット

リモートワークはもはや珍しい働き方ではありません。国内でも上場企業などがリモートワークを続々と取り入れてきていることから、大きなメリットを享受できることがうかがえるのではないでしょうか。この項目では、どんなメリットがあるのか、経営者側と従業員側とで具体的にご紹介していきます。

従業員側のメリット

リモートワークの大きなメリットのひとつとして、通勤時間にかかっていた時間をカットできることが挙げられます。移動時間がない分、自由に使える時間が増えるのは、忙しい社会人にとって最大のメリットといえるでしょう。

また、在宅しているため宅急便なども好きな時に受け取れる、お昼代や電車賃が浮く、などのメリットも。同僚や上司の目線を気にすることなく自身が最もリラックスできる空間で働くことができるため、集中して業務に取り組むこともできます。

コロナウィルス感染という今回の局面に関していえば、家にいることで人的接触を最小限に抑えることができ、飛沫感染や空気感染を媒介としたウィルスからも逃れることができます。

経営者側のメリット

経営者がリモートワークを導入することで得られるメリットは以下の通りです。

• 人手不足が深刻化するなか、優秀な人材を採用できる
• 経費の削減が図れる
• 非常時に従業員の安全が保たれる

人事・総務面、経理面といった職場の管理部門において大きなメリットを享受できます。例えば人が集まることがないため、オフィスがいらない、あるいは小さなスペースで済むことや、社員への交通費の支給も最低限で済ませることができます。離職理由の上位に挙げられる人間関係の不和も、リモートワークであれば回避することができ、離職率の低下にもつながります。それだけではなく、経営者の方が最も気にしているだろう生産性においても、Canada Life Group(参照元 : http://autotime.co.uk/homeworkers-more-productive-than-office-based-staff/)の研究によると、オフィス勤務よりも在宅勤務のほうが、従業員の生産性が高いという結果がでています。使える資金が増え、離職率も下がり、生産性があがることは良いサービスの提供につながるといえるでしょう。リモートワークを導入することにより、企業イメージがアップして、企業価値においても大きく向上する可能性があるといっても過言ではないかもしれません。

また、今回のコロナウィルス感染防止だけでなく、地震、台風などの天災が起こった場合でも、リモートワークを取り入れることで従業員の安全が保障されます。

ハードルが高いように思われるリモートワークですが、実態はそうではありません。働きやすい環境のために高額な費用をかける必要があると思いこんでいる方もいるでしょう。しかし、実は高額な資金をかけなくても働きやすい環境づくりはできるのです。

リモートワークは経営者にも従業員にも大きなメリットがある

非常時でも、冷静にリモートワークへと切り替えられる仕組みを社内で構築することで、「従業員の健康面、安全を考慮している」企業というイメージが持たれて、優秀な人材が集まりやすくなります。その上、取引先に対してのイメージもよくなり、新規取引先獲得にもつながっていく可能性は非常に高いです。

リモートワークをすでに取り入れている大企業

働き方改革を実現している大企業では、リモートワークをいち早く取り入れています。コロナ感染が深刻化する前から、育児、介護に直面する従業員の福利厚生も考慮して活用しているのです。どのような企業でリモートワークが活用されているのかをみていきましょう。

リモートワークを取り入れた代表企業１.日本IBM

日本IBMでは、週３日、週４日など、出社と在宅する日数を選べるワーキングスタイルを設定しています。また働く場所も、自宅だけでなく取引先企業に出向することや、各地にあるサテライトオフィスを利用することも可能なのです。

日本各地にサテライトオフィスが設置されているため、場所にとらわれることなく優秀な人材を確保することができます。急に地元に帰らなくてはいけなくなった、という優秀な社員も見捨てずに済みます。

リモートワークを取り入れた代表企業2.ソフトバンク

ソフトバンクは、モバイルワークをいち早く取り入れています。勤怠管理は社内だけで閲覧できるネットワークシステムで表示して、上長には、メール、電話で始業と就業時間に連絡するだけです。

事務職だけでなく営業職にもリモートワークを取り入れているところが画期的で、結果さえ出せば、出社しなくてもOKということです。もともとモバイルワークを取り入れていた結果、災害時にも慌てることなく、スムーズにリモートワークを取り入れることができた模範例といえます。

リモートワークを取り入れた代表企業3.日産自動車

日産自動車でも、生産工程以外は、リモートワークを取り入れています。

社員のうち４，０００人がこのリモートワークを取り入れています。妊娠、出産での休業となる女性社員だけでなく、男性にも浸透しつつある育児休暇取得者たちにもリモートワークが活用されているということです。

リモートワークを始めるために必要なツールとは？

大企業でのリモートワーク導入事例をご紹介してきましたが、スムーズな導入のためにも必要なツールについて、この項目ではご紹介していきます。

リモートワークに必要なもの1.チャットツールは不可欠

モバイルワークを行うわけですから、社員間で連絡を取るためにもチャットツールは不可欠となります。自宅やサテライトオフィスなどバラバラな場所にいても、チャットツールを使えばビデオ会話が可能になり、問題なく打ち合わせができます。

また、Web会議システムというものもあり、ダウンロードするだけ簡単に無料で利用することができます。またセキュリティ対策も万全で画像もクリアなテレビ会議システムも検討の余地があります。初期費用が少しかかりますが、大切なクライアントとの打ち合わせには途中で途切れることもないテレビ会議の導入も検討してみましょう。

また、一人で作業しているとどうしても孤独を感じしまうものですが、チャットツールを使うことで、ちょっとした雑談も可能です。気分転換になるだけでなく、雑談の中から仕事の進捗状況などを把握することができます。

リモートワークに必要なもの2.勤怠管理システムの導入も必要

初期費用は無料で、月額数百円で導入できる勤怠管理システムもあります。勤務時間管理だけでなく、休暇申請、業務進捗状況の把握もできる機能を搭載されたシステムもあり、労務管理、給与管理まで対応したものも出始めています。

リモートワークに必要なもの3.柔軟性のある社内情報共有システム

複数のユーザーが同時に作業可能、ページ間のリンク機能に優れたシステムもあり、フォルダ、ファイル分けの作業がなくなり、リモートワークにおいて作業の効率化が図れるシステムが開発されています。教育機関など数多くの業界において既に導入済みです。

リモートワークに必要なもの4.税理士などの専門家にも相談

経理業務に関しても今ではネットバンキングが発達していますから、出社しなくても日常業務に支障が亡くなりました。会計ソフト入力もリモートワークで十分対応できます。

しかし、決算業務に関しては、税理士との緻密な打ち合わせが必要です。最近では、ソフトやネット環境を駆使して経理アドバイスをしてくれる税理士も少なくありません。ITリテラシーが高く、柔軟な対応をしてくれる税理士に依頼することがリモートワークを成功させる秘訣と言えます。

リモートワークを導入する時に気をつけたいこと

多くの有名企業などですでに導入されているリモートワークであり、多くのメリットがあることもわかってきました。

チャットツール、テレビ会議ツールなどを駆使すれば意外と簡単に導入できるリモートワークですが、、これからリモートワークを導入するならば注意すべきポイントがいくつかあります。

従業員側の注意点：普段と同じ働き方ができるか？

「リモートワークを取り入れた途端、作業能率が低下してしまった！」ということがあっては導入した意味がありません。

現代社会において、パソコンなしでは仕事ができません。逆に言えばパソコンさえあれば、どこでも仕事ができるということです。一部例外はありますがパソコンがあってネット環境が整っていさえすればオフィスにいても自宅にいても作業能率に違いはあまりありません。違いがあるとすればリモートワークでは同僚などと実際に会うことができないため、コミュニケーションの取り方が変わってくる点ではないでしょうか。

一言会話を交わせばすぐにわかることを、電話やチャットツール、メールで代行しなくてはならない点は少し面倒で、不安もあるかもしれません。こうした不安を解消するためには、在宅勤務になったとしても出社したときと同じスケジュールを保つことです。

チャット、電話、ビデオ通話を駆使し、出社していたときと同じ時間帯で打ち合わせを行い、スケジュール調整を行い、作業にかける時間も同じようにするなど、少し心掛けるだけで、場所が自宅に変わっても同じように作業をこなすことができます。

従業員側でとくに気を付けることとして、出社する時と同じ時間に起床して、身支度をしてから業務に取り掛かることです。パジャマのまま、ベッドの上で仕事をするのは、モチベーション低下につながってしまいます。

企業側の注意点：仕事の評価を正確に行えるか？

「リモートワークを取り入れることで、労働時間が長くなってしまった」という報告もあります。自宅で仕事することで終了時間が定まらなくなってくるということはあるでしょう。それとちゃんと評価されているかどうか不安になり、いつもよりも労働時間が長くなることも考えられます。

リモートワークに切り替えたら、評価ポイントは成果主義に切り替える必要があります。勤怠管理システムを取り入れることでPCの前で作業している時間は分かりますが、その時間が長いからといって、効率的に作業を行っているとは限りません。成果をしっかり確認して、結果を出している社員には評価を与えなくてはいけません。そうすることで労働時間ではなく、作業能率が重要であることを再認識させることができます。

従業員に結果を出してもらうためにも、どのくらいの労働時間で、どのような結果をだしてほしいかということをしっかり提示して、企業と従業員の間で共有することが必要です。

これはリモートワークから通常業務に切り替わった時にも、非常に大切な情報共有です。企業と従業員とで共有することが、働き方改革へと繋がっていくのではないでしょうか。

今後の社会情勢を鑑みればリモートワークを選択するしかない

リモートワークを取り入れることで、企業が現代だからこそ抱える様々な問題を解決できることをご理解いただけたのではないでしょうか。

このリモートワークで享受できるメリットを再度おさらいすると下記の通りとなります。

• 災害やコロナウィルス感染が深刻化しても普段通りの業務が行える
• 満員電車での通勤ストレスをカットでき、従業員にかかるコスト削減も可能
• 介護、育児で休業中であっても業務を行えて、また社員の退職防止もできる
• 優秀な人材が集まってくる
• 人事考課を適正に行うことで、労働力意欲が向上する

これらのメリットを効率的に受け取るためには、

• リモートワークに必要なチャット、勤怠管理ツールはすぐに導入する
• Web会議は、テレビ会議のほうが初期費用はかかるが正確に行える
• リモートワーカーを管理する上で、上長の評価ポイントも改革する必要あり

上記3つのポイントは最低限押さえておいていただきたいです。

また、経理などの管理部門では、通常の会計ソフトで入力したデータを顧問税理士と共有しておくことも忘れてはいけません。

決算日が近づいてから急いで入力するのではなく、月次だけでなく日次決算においてもきっちりデータを出しておき、税理士とのコミュニケーションを通常よりも緻密に取っておくことが必要です。

リモートワークの導入は、管理体制を見直すタイミングでもあります。リモートワーク導入企業への関与実績のある税理士のアドバイスを受けましょう。