会社の運営を行っていれば会計帳簿を計上することが義務付けられています。 経理の実務をおこなっていれば何かと不明点も多いのではないでしょうか。
会計帳簿には種類があり、計上していくうえで覚えておきたいことがあります。これから会計帳簿をつけていく人にもわかりやすく解説するので参考にしてください。
会計帳簿とは
冒頭からも紹介しているとおり、会計帳簿とは「会社の財産などに影響をしている資金の動きを詳しく記録したもの」のことです。
会社を経営していく上で必ず必要な資料で、会計処理や決算処理を作成する際にも利用します。
記載する内容はシンプルで、日付や取引相手、使用目的や内容、金額などを事実を元に記載していきます。
また、日々の資金管理をおこなう会計帳簿には種類があります。
会計帳簿:賃借対照表（B/S）
銀行などの借入金や、土地・建物といった財産などを含めた会社の資金の流れなどを表す表のことを「貸借対照表（B/S）」といます。
貸借対照表はバランスシートとも呼ばれ、見れば会社の資金の現状がわかるため、普段からしっかりと管理しておく必要があります。
会計帳簿:損益計算書（P/L）
一定期間の収益と費用の状態を表す複式簿記で記録したデータのことを「損益計算書（P/L）」といいます。
会社を運営する中で期間をしぼって収入と支出を把握できるのも損益計算書の特徴です。
会計帳簿の種類
会社の運営状況を知る上で必要な会計帳簿は、主帳簿と補助簿に分かれています。
主帳簿と補助簿の中にもそれぞれ種類があるので簡単に確認していきましょう。
会計帳簿の種類:主帳簿
会社の運営のためには必ず必要な帳簿が「主帳簿」です。複式簿記を用いて会社全体の取引を記録しておくための帳簿で、経理を行う者は必ず付け方を覚えておく必要があります。
- 日記帳
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
上記が主帳簿になりますので、それぞれ解説します。
主帳簿:日記帳
主帳簿の中では作成必須ではありませんが、仕訳帳に記帳する前に作成する小書きの会計帳簿です。
作成必須ではないので、現在は付けていない会社の方が多いですが取引を細かく時系列に記録できるので、仕訳帳に記載する際のミスを減らすのに役立ちます。
経理部での処理が増え、面倒かもしれませんが現在も日記帳を採用している会社ではケアレスミスが少ないと言われています。
主帳簿:仕訳帳
取引の全てを「借方」と「貸方」に分けて様式通り記入していくのが仕訳帳です。
日記帳と似ていますが、日記帳に作成義務がないのに対し仕訳帳には作成義務があります。
会社の銀行口座から小口資金を出金した時や、売掛金として処理していたものが入金された時など、現金が動いた時点で仕分けの記録を行っていきます。
借方と貸方にズレが生じている場合は、その都度しっかり確認する必要があります。総勘定元帳の元になるので、常に一致しているように処理を行いましょう。
ズレが生じる理由としては、対応させる科目が間違っていたり、仕訳帳に入力する金額が間違っていたりなど様々な理由が考えられます。
主帳簿:総勘定元帳
仕訳帳を元に作成されている会計帳簿のことを総勘定元帳といいます。仕訳帳で科目ごとに分けて入力するだけで取引内容を科目ごとに分け一覧で見ることができます。
科目ごとに常に合計で表示されるのが総勘定元帳の特徴ですので、仕訳帳は常に正確に入力する必要があります。
また、総勘定元帳はこれまでに仕訳帳に計上してきた内容を一目で確認できるので現在の状況を把握するための方法にもなります。
会計帳簿の種類:補助簿
会社の運営をより明確にするためには、補助簿を使用するのがおすすめです。ただ、主帳簿のように義務付けられているものではありません。
ただ、作成している方がより明確に会社の資金の状況を把握できるので、作成している企業もあります。主帳簿と違って項目が多いので、主なものを紹介します。
補助簿:現金出納帳
現金出納帳はすべての現金の動きを記録していくための帳簿のことです。
現金取引での収入と支出を全て記録するもので、帳簿の現金残高と実際の現金残高が一緒になっている必要があります。
補助簿:仕入先元帳（買掛金元帳）
その名の通り、仕入れ先との取引を管理していくための帳簿で、仕入れ先別に取引内容をチェックするのに役立ちます。
主帳簿では全ての仕入れ先が混ざってしまい、仕入れ先ごとの確認が行いにくいですが補助簿として仕入先元帳をつけておけば過去の取引をチェックするのにも便利です。
仕入れ先ごとの取引額の確認にも使えるので活用してみてください。
得意先元帳（売掛金元帳）
仕入先元帳と同様に、取引先ごとに取引内容や金額を管理するための帳簿ですが売掛金に対して行うものです。
過去に行った取引を取引先ごとに整理することができるので、入金予定のものがどれほどあるのかというチェックにも役立てることができます。
その他
補助簿には他にもたくさんの種類があります。
- 小口現金出納帳
- 仕入帳
- 売上帳
- 受取手形記入帳
- 固定資産台帳
上記の他にも細かい帳簿があり、それぞれ使用すれば資産管理をより明確に行うことができます。
会計帳簿の付け方やルール
経理担当者は、日常的に会計帳簿に触れることになります。会社を経営する上で必ず必要なことなのでその付け方やルールを覚えておきましょう。
- 領収書などをチェックしながら日々の資金の動きを仕訳帳に記載
- 仕訳帳の情報を総勘定元帳や補助簿に記載
この流れで会計帳簿をつけていきます。現在では会計ソフトを利用して行っている会社が増えてきました。その場合は仕訳帳から総勘定元帳や補助簿への記載は自動的に行われていることがほとんどです。
ですので、転記によるミスは減りましたが仕訳帳の瞬間的なミスをチェックするタイミングが減り月次などの時に焦ってしまうこともあるようです。
会計帳簿をつける上での注意点
会計帳簿は会社の運営を行う上で義務づけられており、作成しない場合罰金の支払いもあるものです。
ただし、経理担当者として帳簿をつけるにあたり注意しておきたい点がいくつかあります。
会計帳簿の注意点:科目が多いので使い分けに注意する
手書きにより帳簿をつけていても、会計ソフトを使用していても同じことがいえますが、仕訳帳に記載する際の科目がとても多いです。
多種多様なものがあり、適当に使用して良いわけではありません。それぞれの科目にはしっかりとした意味があるので使い分けには注意が必要です。
適当な科目を使用してしまうと結果的に数字が合わない原因にもなりかねません。対応させる科目があっているのか仕訳帳に記載する時にしっかりとチェックしましょう。
会計帳簿の注意点:数字に相違があった場合はそのままにしない
仕訳帳や総勘定元帳など、必ず必要な主帳簿の他に補助的に利用する補助簿というものがありますが、対応させる科目などを間違うと数字に相違がうまれます。
例えば補助簿の現金出納帳と、実際の現金の残高は常に一緒である必要がありますがミスにより数字がずれることも当然あります。
もし数字のズレを発見した場合、そのままにしておくのではなくズレの原因をチェックしましょう。常に合わせておくことが経理としての基本になります。
会計帳簿の注意点:保存期間に注意する
帳簿などの書類は決算が終われば捨てても良いというわけではありません。
法人税法で7年、会社法では10年分もの書類の保存が義務付けられているので、すぐに捨てるのではなくしっかりと保存しておきましょう。
監査の際などに急にチェックが入ることもあるのですぐに出せる位置にしまっておくと取り出しも楽です。
会計帳簿の管理は慎重に
会計帳簿には種類があり、作成することが義務付けられているので経理担当者としては日々の業務に大きな責任があります。
数字にズレがあることは当然NGですから、日常的に合っているかチェックを行うことも大切でしょう。
保存期間なども設定されているので、帳簿の管理はしっかりと行うようにしてください。
