株式会社を設立する場合、13種類もの必要書類が必要です。また、事前に公証役場で認証を受けなければならない書類もあるため、簡単に揃えることは難しいでしょう。
今回は、会社設立に必要な書類の取得方法や費用について詳しく解説いたします。株式会社と合同会社で異なる必要書類の説明や、会社設立後に届け出なければならない書類についてもまとめました。
初心者であっても1つずつ確認すれば、会社設立に向けて必要書類を揃えられます。会社設立の必要書類を理解して、スムーズに手続きを完了させましょう。
株式会社の設立に必要な13の書類を確認しよう
株式会社設立に向けて必要な書類は、13種類あります。
ただし、場合によっては不要な書類もあるので、自社に必要な書類が何なのかチェックしましょう。
まず、以下の10種類の書類はどの株式会社にも必要となるものです。
| 書類名 | 書類内容 |
|---|---|
| 法人登記申請書 | 法人登記を申請するために必要な書類 法務局の「商業・法人登記の申請書様式」からダウンロード可能 |
| 登録免許税納付用台紙 | 登録免許税の印紙を貼り付けるための用紙 |
| 定款の謄本 | 会社の基本的規則が書かれた定款の謄本 |
| 発起人の同意書 | 発起人の同意をもって所在地が確認したことを申請する書類 |
| 登記事項証明書発行 | 登記したことを証明する書類を発行する料金 |
| 資本金の払込みの証明書 | だれがいくらの資本金を支払ったのかを証明するための書類 |
| 取締役の印鑑証明書 | 取締役全員分の印鑑証明書 |
| 取締役及び監査役の選任・本店所在場所の決議書 | 各役員の選任と本店所在場所を決定したことを証明する書類 |
| 代表取締役選定の決議書 | 代表取締役を取締役全員で決定したことを証明する書類 |
| 印鑑届書 | 法務局に法人実印を届け出るための書類 法務局の「印鑑（改印）届書」からダウンロード可能 |
| 登記すべき事項を記録したCD-Rなど | 登記する事項をまとめた資料 |
つづいて、場合によっては必要となる書類は3種類あります。
| 書類名 | 書類内容 |
|---|---|
| 取締役監査役の調査書（現物出資がある場合のみ必要） | 取締役・監査役が現物出資材の調査結果をまとめた書類 |
| 取締役及び監査役の就任承諾書（取締役会を設置する場合のみ必要） | 各役員の就任を承諾したことを証明する書類 |
| 委任状 | 司法書士など代理人に申請してもらう場合に必要な書類 |
順番に書類の内容について確認していきましょう。
（1）法人登記申請書
法人登記申請書は、法人登記を申請するために必要な書類です。
引用：株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社の発起設立）申請書様式｜法務局
記載内容は、以下の通りです。
- 商号
- 本店
- 登記の事由（登記申請の日付）
- 登記すべき事項
- 課税標準金額
- 登録免許税
最後に以下の情報も記載します。
- 登記申請の日付
- 申請人（会社）の名前・住所
- 代表取締役の名前・住所・個人の捺印
- 代理人の名前・住所・個人の捺印
- 連絡先の電話番号
- 申請する法務局の名前
また、指定の箇所へ社印を捺印します。
フォーマットは、法務局の「商業・法人登記の申請書様式」からダウンロード可能です。記載例も公開されているので、確認しながら作成できます。
（2）登録免許税納付用台紙
登録免許税の印紙を貼り付けるための用紙も準備しておきましょう。
収入印紙貼付台紙と記載し、購入した収入印紙を貼り付けます。
引用：株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社の発起設立）申請書様式｜法務局
登録免許税納付用台紙は、法人登記申請書のフォーマットに含まれているため、そのまま印刷して行けば問題ありません。
登録免許税の額は、資本金の0.7%か15万円かのどちらか額が高い方です。たとえば、資本金3,000万円の会社を設立するなら、3,000万円×0.7%＝21万円なので、21万円となります。
当日忘れないようにしましょう。
（3）定款の謄本
定款とは、会社の基本的規則が書かれた書類のことです。
定款では、以下の内容を定めます。
- 商号
- 目的
- 本店所在地
- 公告方法
- 発行株式総数
- 株式の譲渡制限
- 株式総会の規定
- 取締役・監査役・代表取締役・取締役会の規定
ほかにも会社の事情に合わせて内容を加えましょう。
定款もフォーマットが公開されています。また、日本公証人連合会に記載例が掲載されているので参考にしましょう。
株式会社の場合、事前に公証人役場で認証を受けた定款を提出しなければなりません。事前に認証の手続きを済ませておきましょう。
（4）発起人の同意書
発起人の同意書とは、定款に記載されていない事項について発起人が定めたことを申請する書類です。
たとえば、割り当てを受けるべき株式の数や払込の金額、資本金の額などが定款に記載されていないのであれば、同意書にて申請します。
引用：株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社の発起設立）申請書様式｜法務局
発起人の同意書は、法人登記申請書のフォーマットに含まれているため会社の事情に合わせて内容を書き換えましょう。
（5）資本金の払込みの証明書
資本金の払込みの証明書とは、どの発起人がいくらの資本金を支払ったのかを証明するための書類です。
引用：株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社の発起設立）申請書様式｜法務局
払込証明書には、以下のような内容を記載します。
- 設立時発行株式数
- 払込みを受けた総金額
- 振り込みの日付
- 会社名
- 会社の所在地
- 代表取締役の氏名
また、払込証明書には預金通帳の写しも添付します。
- 通帳の表紙のコピー
- 通帳の表紙裏のコピー
- 通帳の振り込んだ内容が記載されている明細ページのコピー
以上の順番でとじましょう。
インターネットバンクで預金通帳がない場合でも、取引内容が分かる明細の印刷物があれば問題ありません。
資本金の振込みの証明書は、法人登記申請書のフォーマットに含まれているため、会社の事情に合わせて内容を書き換えましょう。
（6）取締役の印鑑証明書
取締役全員分の印鑑証明書が必要です。事前に印鑑登録を済ませておかなければなりません。
印鑑登録とは、個人のハンコを役所に登録することで自分の印鑑であることを証明する制度です。
印鑑登録したハンコは実印となります。印鑑登録が済んでいない場合は、住民登録がされている市町村役場にて印鑑登録の手続きを完了させましょう。
印鑑登録をすれば、印鑑証明書を即日発行できます。
また、すでに印鑑登録を済ませている場合は役所やコンビニで発行可能です。コンビニなら、マイナンバーカードで発行できます。役所で発行するなら、印鑑登録証というカードが必要なので持参しましょう。
それぞれの手数料は、以下の通りです。
| 手続き内容 | 手数料 |
|---|---|
| 印鑑証明書の発行（役所） | 300円 |
| 印鑑証明書の発行（コンビニ） | 200円 |
取締役が会社設立書類に捺印する場合、かならず印鑑登録している実印を使いましょう。
（7）取締役及び監査役の選任・本店所在場所の決議書
取締役及び監査役の就任承諾書とは、各役員の選任と本店所在場所を決定したことを証明する書類のことです。
正式には、「設立時取締役，設立時代表取締役及び設立時監査役の就任承諾書」と記載されています。
引用：株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社の発起設立）申請書様式｜法務局
設立時の取締役や監査役の住所と名前を順に羅列していきます。最後に、法人登記する年月日・会社名・発起人全員の名前を記載しましょう。
取締役及び監査役の就任承諾書は、法人登記申請書のフォーマットに含まれているため、会社の事情に合わせて内容を書き換えましょう。
（8）代表取締役選定の決議書
代表取締役選定の決議書とは、代表取締役を取締役全員で決定したことを証明する書類です。
引用：株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社の発起設立）申請書様式｜法務局
取締役全員一致で代表取締役を選定した旨を記載し、決定した代表取締役の住所と氏名を記載します。最後に会社名や出席した取締役の名前を記載しましょう。
取締役の氏名の後に印鑑を押す箇所がありますが、かならず実印で捺印します。
代表取締役選定の決議書は、法人登記申請書のフォーマットに含まれているため、会社の事情に合わせて内容を書き換えましょう。
（9）印鑑届書
印鑑届書とは、法務局に法人実印を届け出るための書類のことです。
引用：株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社の発起設立）申請書様式｜法務局
以下の内容を記載しましょう。
- 商号（会社名）
- 本店住所（所在地）
- 印鑑提出者の情報（資格・氏名・生年月日）
- 会社の電話番号
- 届出人の住所・氏名
- 届出人の市町村に登録済みの印鑑
届出印は、鮮明に押印するよう注意しましょう。
法務局の「商業・法人登記の申請書様式」からフォーマットや記載例をダウンロードできます。
（10）登記すべき事項を記録したCD-R
登記すべき事項を記録したCD-Rとは、登記する事項をまとめた資料のことです。
申請書や添付書類の他に、会社名や所在地などの登記すべき事項をまとめた資料を提出しなければなりません。
電磁的記録媒体で提出する場合、日本工業規格×0606形式または日本工業規格×0610形式に適合する120mm光ディスクと定められています。登記すべき事項を記録したCD-Rとは、登記する事項をまとめた資料のことです。つまり、CD-RやDVD-Rであれば問題ありません。
記録方法については細かく規定があるため、法務省に記載されている電磁的記録媒体の提出を確認した上で作成をしましょう。
（11）取締役監査役の調査書
取締役監査役の調査書とは、取締役・監査役が現物出資材の調査結果をまとめた書類です。現物出資がある場合にのみ、提出しなければなりません。
引用：株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社の発起設立）申請書様式｜法務局
車やパソコン、土地など、現物出資したとき、いくらの出資としたのかを明確にしなければなりません。割り当てた発行株式数の記載も必要です。
日付には定款認証日・財産引継書の日付以降にするよう注意しましょう。また、取締役全員の氏名と実印での捺印が必要です。
取締役監査役の調査書は、法人登記申請書のフォーマットに含まれているため、会社の実情事情に合わせて内容を書き換えましょう。
（12）取締役及び監査役の就任承諾書
取締役及び監査役の就任承諾書とは、各役員の就任を承諾したことを証明する書類です。
取締役を設置する場合にのみ、提出が求められます。取締役や監査役を選任された本人が就任を承諾したことを証明するため、取締役・監査役の数だけ用意しなければなりません。
引用：株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社の発起設立）申請書様式｜法務局
フォーマットのように、以下の内容を記載します。
- 役職名
- 選任された年月日
- 住所
- 名前
- 会社名
名前の横の捺印は、実印を使います。
取締役及び監査役の就任承諾書は、法人登記申請書のフォーマットに含まれているため、会社の事情に合わせて内容を書き換えましょう。
（13）委任状
委任状とは、司法書士など代理人に申請してもらう場合に必要な書類です。
引用：株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社の発起設立）申請書様式｜法務局
だれを代理人とするのかを明確にし、会社名・所在地・代表取締役名を記載します。捺印は、登録する法人の印鑑を使用してください。
委任状は、法人登記申請書のフォーマットに含まれているため、会社の事情に合わせて内容を書き換えましょう。
株式会社とは違う！合同会社設立で必要な書類
株式会社を設立する場合と合同会社を設立する場では、必要書類が異なります。
合同会社の設立の際に必要な書類は、以下の9種類です。
- 合同会社設立登記申請書
- 登録免許税の収入印紙を貼付した台紙
- 定款（公証人の認証は不要）
- 代表社員・本店所在地及び資本金決定書
- 代書社員の就任承諾書
- 印鑑証明書
- 資本金の払込証明書
- 資本金の額の計上に関する代表社員の証明書
- 委任状
株式会社と同じ書類も複数あります。
株式会社とは異なる2つの書類を確認していきましょう。
代表社員・本店所在地及び資本金決定書
代表社員・本店所在地及び資本金決定書とは、出資者全員で決めた代表社員・本店所在地・資本金の額を記載した書類のことです。
記載内容は、以下の通りです。
- 本店（会社の所在地）
- 代表社員
- 資本金の総額
また、日付・会社名・社員名を記載しましょう。
資本金の額の計上に関する代表社員の証明書
資本金の額の計上に関する代表社員の証明書とは、出資者から払込みを受け、全額計上されたことを認める旨を記載した書類のことです。
記載内容は、以下の通りです。
- 払込みを受けた金銭の総額
- 給付を受けた金銭以外の財産の出資時における価格
- 払込みを受けた金銭の総額＋給付を受けた金銭以外の財産の出資時における価格の総額
資本金の総額が計上された旨や日付・会社名・社員名を記載しましょう。
会社設立の必要書類は管轄の法務局に提出しよう
会社設立の必要書類は、管轄の法務局に提出しましょう。
提出方法は、以下のように3つあります。
- 直接申請
- 郵送申請
- 電子申請
直接申請
管轄エリアの法務局へ出向いて直接申請する方法があります。
管轄エリアの法務局の所在地一覧で確認できます。
書類の間違い箇所があっても、印鑑があれば修正できることも多いです。確実に申請を済ませたいのであれば、直接申請をしましょう。
郵送申請
管轄エリアの法務局へ郵送して申請する方法もあります。
管轄エリアの法務局の住所は、法務局の所在地一覧から確認できます。
間違いがあった場合には連絡が来るので、日中連絡の取れる電話番号を記載しておきましょう。
普通郵便でも可能ですが、到着の確認ができる書留などで郵送することをおすすめします。また、封筒には「登記申請書在中」と記載しておきましょう。
電子申請
法務省「商業・法人登記のオンライン申請」にて電子申請ができます。
電子申請は事前に電子証明書が必要で、一部書類は郵送しなければなりません。また、電子申請に使う専用ソフトはWindowsのみの対応なので、事前に環境のチェックをしておきましょう。
会社設立の必要書類を集める前にチェックしておきたい3つのこと
会社設立の必要書類を集める前に、チェックしておきたいことが3つあります。
- 会社の印鑑を作成しよう
- 役員は印鑑登録の手続をしておこう
- 株式会社なら定款の認証を受けておこう
事前にチェックしておくことで、スムーズに法人登記の手続きを進められます。
会社の印鑑を作成しよう
会社の印鑑を早めに作っておきましょう。会社設立に必要な書類は、会社の印鑑を押さなければならないからです。
また、法人登記の際に会社の実印を登録する手続きも一緒に行います。株式会社なら、定款認証の手続きの際にも会社の印鑑が必要です。
実印だけを作っておくのも良いですが、会社運営においては以下の3つを作っておきましょう。
- 実印
- 銀行印
- 角印
これらにゴム印を付けて4つセットで販売しているケースが多いです。ネットで注文しても2週間〜1ヶ月程度かかるので、会社名が決まったら早めに発注することをおすすめします。
役員は印鑑登録の手続をしておこう
会社の役員は印鑑証明書を提出しますが、市町村役場で印鑑登録をしておかなければ印鑑証明書は発行できません。印鑑登録と印鑑登録証明書の発行は、本人が行けば即日でも可能です。
しかし、住民票のある自治体でしかできないので注意しなければなりません。
また、代理人が印鑑登録の手続きをする場合は一度本人照会を行います。さらに委任状を持って代理人が市町村役場で手続きをしなければならず、最低でも2日〜3日程度かかってしまうでしょう。
役員が決定した時点で印鑑登録の手続きをしておくと、スムーズに会社設立の手続きを進められます。
株式会社なら定款の認証を受けておこう
株式会社は、定款の認証を公証人役場で受けなければなりません。
定款認証に必要な書類は、以下の通りです。
- 定款3部
- 実質的支配者の申告書
- 発起人全員の印鑑証明書
実質的支配者の申告書は、実質的支配者が暴力団やテロリストでないことを申告する書類です。
引用：実質的支配者となるべき者の申告書（株式会社用）｜日本公証人連合会
実質的支配者とは、以下のような人のことを指します。
- 法人の代表者
- 議決権を50％以上持っている個人
- 議決権の25％〜50％を持っている個人
- 出資・融資・取引などで影響を持っている個人
申請書は、日本公証人連合会でダウンロードしましょう。
必要書類が揃ったら、公証役場で定款認証を受けましょう。認証後、1部は会社で保管し、1部は法人登記の申請の際に提出します。
会社設立後に必要な書類も早めに準備しておこう
会社設立の手続きが終わっても、各官公庁へ必要書類を提出しなければなりません。
必要書類の提出が必要な官公庁は、以下の通りです。
- 税務署
- 自治体
- 年金事務所
- 労働基準監督署
- ハローワーク
書類ごとに期日が違うため、提出先ごとに内容を確認していきましょう。
税務署
税務署には、以下の2つの書類を提出しなければなりません。
| 書類名 | 届出の期限 |
|---|---|
| 法人設立届出書 | 法人登記から2か月以内 |
| 給与支払事務所等の開設届出書 | 給与の支払い事務を行う事務所を設置してから1か月以内 |
法人設立届出書とは、新しい会社が開設したことを税務署に報告するための書類です。法人設立届出書を提出することで、確定申告書類や税金の納付書が届くようになります。
給与支払事務所等の開設届出書は、給与の支払いのある事務所があることを税務署に報告するための書類です。提出することで、源泉徴収の案内や納付書が届きます。
自治体
自治体の税事務所にも、法人設立届出書の提出が必要です。
添付書類として、登記簿謄本や定款の写しを求められることがあります。
一般的な届出の期限は法人登記から2か月以内ですが、自治体によって異なります。期限や添付書類については、都道府県税事務所や市町村役場の税金課に問い合わせましょう。
年金事務所
年金事務所には、以下の書類を提出しましょう。
- 健康保険・厚生年金保険新規適用届
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
社長一人であっても、会社を設立したら社会保険の加入が義務付けられます。扶養者がいる場合は、健康保険被扶養者（異動）届も必要です。
いずれも、期限は会社設立から5日以内なので忘れず手続きをしましょう。
労働基準監督署
従業員がいる場合は、以下の書類を提出しましょう。
| 書類名 | 届出の期限 |
|---|---|
| 労働補償保険の保険関係成立届 | 従業員を雇ってから10日以内 |
| 労働保険概算保険料申告書 | 従業員を雇ってから50日以内 |
| 就業規則届（従業員10人を超えた場合のみ） | 従業員を雇ってから10日以内 |
| 時間外労働および休日労働に関する協定書 | 従業員を雇ってから10日以内 |
会社設立と同時に従業員がいない場合でも、従業員を雇ったら直ちに提出しなければなりません。会社の所在を管轄する労働基準監督署へ提出しましょう。
ハローワーク
従業員がいる場合は、以下の書類を提出しましょう。
- 雇用保険適用事業所設置届
- 雇用保険被保険者資格取得届
- 登記簿謄本
- 労働保険関係成立届の事業主控え
- 労働保険概算保険料申告書の事業主控え
- 前職の雇用保険（失業保険）被保険者証
- 従業者名簿
- 賃金台帳
- 出勤簿やタイムカード
会社設立と同時に従業員がいない場合でも、従業員を雇ったら直ちに提出しなければなりません。いずれも、期限は従業員を雇って適用事務所となった日から10日以内です。
会社の所在地の所轄のハローワークに提出しましょう。
会社設立時に必要な書類の作成や収集は専門家に任せられる
「会社設立に必要な書類が多くて管理できない！」という方もいらっしゃるかもしれません。経営に集中したいのであれば、会社設立の手続きを専門家に任せることも検討してみましょう。
会社設立において頼りになる専門家は、以下の通りです。
- 司法書士
- 税理士
- 行政書士
司法書士
司法書士は、定款認証・登記申請の書類作成や代行をお願いできます。実は会社設立の手続きの代行ができる資格は、司法書士にしかありません。
必要書類の作成や収集、定款認証、登記申請のすべてを任せるのであれば、10万円程度の報酬が必要です。
税理士
税理士は、会社設立に向けての書類作成のアドバイスをしてもらえます。あくまでも、税理士には会社設立事務を代行する資格がないので、記入方法や間違いのチェックしかできません。
しかし、なかには司法書士と連携して会社設立の代理を依頼できることもあります。また、税務関係の書類作成や届出の代行なら、すべてを任せることが可能です。
顧問契約を結べば、税理士に決算時期のアドバイスや日々の記帳まで依頼が可能。月額顧問料は、1万円〜3万円程度です。
顧問税理士の依頼をすれば、会社設立の代理を格安で引き受けてもらえる可能性があります。
行政書士
行政書士は、会社設立に向けての書類作成のアドバイスをしてもらえます。行政書士にも会社設立の代行の資格がないので、アドバイスにとどまります。
しかし、許認可に関する書類作成や申請代行なら行政書士にしかできません。そのため、許認可の必要な事業を行うのであれば、会社設立の手続きも併せてお願いすることをおすすめします。
行政書士の報酬は、10万円〜20万円程度です。許認可の内容によって変わるので、個別で相談しましょう。
おわりに
どの株式会社の設立にも必要となる書類は、以下の10種類です。
- 法人登記申請書
- 登録免許税納付用台紙
- 定款の謄本
- 発起人の同意書
- 資本金の払込みの証明書
- 取締役の印鑑証明書
- 取締役及び監査役の選任・本店所在場所の決議書
- 代表取締役選定の決議書
- 印鑑届書
- 登記すべき事項を記録したCD-Rなど
また、場合によっては以下の書類の提出も求められます。
- 取締役監査役の調査書（現物出資がある場合のみ必要）
- 取締役及び監査役の就任承諾書（取締役会を設置する場合のみ必要）
- 委任状（代理人に申請してもらう場合のみ必要）
法務局に申請フォーマットや記載例が掲載されていますので、参考にしながら作成しましょう。
社長一人で経営も手続きも行うと時間と労力がかかってしまいます。もし、すべての必要書類を作成したり取得したりすることが大変であれば、専門家に頼ることもご検討ください。
税理士法人きわみ事務所では、他の士業と連携を取って会社設立の手続きのサポートを行っています。手続きだけでなく、経営や資金調達についても過去の事例を用いながらアドバイスが可能です。
複数の士業の力が必要な場合も、窓口が1つで済みます。まずはお気軽にお問い合わせください。
