人事考課制度の手順とメリットやリスクとは？適切な従業員育成のために

従業員を評価するための取り組みとして、「人事考課制度」があります。この人事考課制度の意味と、人事考課制度の手順、そして人事考課制度が持つメリットと危険性について解説します。

従業員を正しく評価することは、なかなか難しいといえます。単純な「成果」だけで評価してしまえば経験年数の浅い従業員は不利になりますし、「やる気」だけで評価してしまえば主観的な判断に寄りすぎてしまいます。

そのようなリスクを下げるための方法として、「人事考課制度」があります。正しく人事考課を行えれば、正しく従業員を評価することができます。またそれによって従業員のモチベーションを保つことができます。

人事考課制度とは？

まず、「人事考課制度とは何か」から解説していきます。
人事考課制度とは、ごく簡単にいうのであれば、「従業員を正しく評価し、それによって会社側と従業員の関係を良くし、会社全体の向上に結び付ける取り組み」です。

人事考課制度は「人事」とつくことからしばしば「従業員のためだけのもの」と勘違いされますが、これは従業員のものであると同時に、会社自体の利益にもつながるものです。

人事考課制度においては、従業員の目標設定やそれに対する評価、また上司からのフィードバックが肝とされます。それによってその従業員の待遇（もっともわかりやすくいえば「年収」）が査定されることになります。

かつての終身雇用制度（雇用年数が長ければ長いほど、ほぼ自動的に年収が上がっていく）が崩壊したといわれて久しい今、単純に「雇用年数」だけで評価されることは現状にそぐわないとされているため、「人事考課制度」の考え方が出てきました。

 

人事考課制度と人事評価制度の違い

「人事考課制度」とよく一緒に論じられるものに、「人事評価制度」があります。
「人事考課制度」と「人事評価制度」はほぼ同じ意味で使われます。ただ、2つには次のような違いがあります。

 

このため、「人事考課制度は、人事評価制度の中 に含まれるもの」とする見方もできます。

なお、「従業員のランク付けを行う人事評価制度を人事考課制度とする」とした見方もあります。しかしこれは従業員のなか に明確な格差を生むことであり、また従業員のやる気をそぐものでもあることから、否定的な見方をする意見もあります。

そのためここでは前者の、「人事考課制度とは、人事評価制度に内包される制度である」という方の意味で使っていきます。

 

人事考課制度の具体的なやり方

人事考課制度は下記の手順で行われます。

ひとつずつみていきます。

 

人事考課制度の手順1.それぞれで目標を設定する

人事考課制度において非常に重要視されるのは、「従業員それぞれの目標は、従業員と上司が話し合って決めること」にあります。上司が一方的に決めるものではなく、従業員との話し合いのなかで、従業員自身が納得できるハードルを設定するのです。

このときに設定される目標は、「やや高めではあるものの、努力すれば成し遂げられる可能性がある目標」が良いとされています。努力せずともクリアできる難易度でも、事実上達成不可能な難易度でもなく、「手ごたえや難しさはあるが、クリアできないわけではない数字」とするのです。

また、可能なかぎり具体的な数字を出すようにします。定量化することによってわかりやすくなりますし、また目標が達成できたかどうかを把握しやすくなるからです。

 

人事考課制度というと、「部下側も積極的に行うもの」ではあります。しかし上司はそれぞれの従業員の力を把握しどれくらいのことが成し遂げられるかを考えるだけにとどまらず、「今の会社の状況」「それぞれの従業員が行わなければならないこと」「ほかの部門との調整」も行っていかなければなりません。

 

人事考課制度の手順2.その目標に対する評価を、従業員自身と上司で行う

人事考課制度は、上司から一方的に評価されるものではありません。「その目標を、自分自身がどれだけ達成できたか（あるいはどれだけ達成できたと考えるか）」を従業員自身も評価しなければなりません。

上司側のポジションにいる人間の「その従業員に対する個人的な好悪」が評価に反映されてしまう恐れがあることには、十分に留意しましょう。また上司が、結果だけを見る傾向の強いタイプだと、「ほかの人のサポート業務を中心として働いていた従業員」への評価が下がってしまうかもしれません。「評価」は、極めて難しいものです。

これらは悪意があってなされるものではないことも多いため、逆にやっかいなものです。そのため、人事部門が明確な評価基準を設ける必要があります。

 

また、従業員側にとってもこの「自己評価」は非常に難しいものです。内省の多い人の場合、自分自身の評価を不当に低くつけてしまうこともよくあります。また、「評価」は「マイナス点の列挙」とは違うものであるのにも関わらず、自分がした失敗などを反省するだけにとどまる人もいます。

しかし自己評価は、「何ができて、何ができなかったか」を客観的な視点から見る必要のあるものです。そのため、「できた点」も公平に冷静に判断しなければなりません。

なお一般的にではありますが、自己評価はやや高めにつけた方がよいとされています。

 

上司からのフィードバックが行われる

最後に行われるのが、「上司からのフィードバック」です。

これも非常に重要な項目です。このときには、「何ができていたか」「何ができていなかったか」「次はどうすればよいのか」「どのような点を改善したらよいのか」などをできるだけ具体的に伝えるようにします。

このフィードバックは、従業員の育成において非常に重要な意味を持ちます。ただ、上司が感情的に怒ったり従業員におもねったりしてしまうと、従業員の成長を大きく阻害してしまいます。そのため、できるだけ客観的な視点で、数字を交えながら伝えていく必要があります。

 

また、従業員全体のモチベーションや能力が高かったり、逆に従業員の「目標のハードル」が著しく低すぎたりした場合、「全員が目標をクリアした（あるいはしてしまった）ため、この従業員も自己目標をクリアしていたが相対評価をしたときに高い評価をつけられなくなった」という状態に陥ることもあります。

この場合、「自分も目標を達成したのに、どうして評価されないのか」と該当従業員が不満を持つ可能性は高いといえるでしょう。そのようなときにどうやって向かい合っていけばいいかを考えることも、上司に与えられた責務だといえます。

人事考課制度の持つメリットと危険性

最後に、人事考課制度の持つメリットと危険性についてみていきましょう。

人事考課制度の持つメリット3つ

正しく人事考課制度ができている場合のメリットは、以下の通りです。

 

それぞれ見ていきます。

人事考課制度は、従業員自身と上司が一緒になって目標を設定し、それに向けて取り組み、達成できたところと達成できなかったところを考えていくものです。従業員自身がポジティブに、また積極的に自分自身の課題点と向き合うことができるようになります。このため、モチベーションアップにつながります。

物事を「数値化・定量化」することは非常に意味のあることです。「とにかく業績を上げろ！」と言われるよりも、「前年度の1.25倍にする」などのように具体的な数字を挙げた方が仕事に取り組みやすくなります。また上司も、評価する際にやりやすくなります。

目標をきちんと設定し、数字を挙げることによって、「できていなかった点」「できていた点」が明確になります。これによって、「次に何をすればよいのか」「改善すべき点はどこだったのか」を把握しやすくなります。

 

人事考課制度の持つ危険性3つ

ただし、人事考課制度も正しく行われなければ逆効果となります。「正しくない人事考課制度」が持つ危険性は以下の通りです。

 

人事考課制度は、「評価基準や目標を掲げ、それをクリアしたかどうかを判断するもの」です。そのため、評価基準が明確ではないと、逆に従業員のモチベーションを下げる結果となります。

目標設定が低すぎたり高すぎたりした場合も問題です。また、従業員の目指す目標と会社側が期待したい目標が違った場合は、どのようにするかをすり合わせていく必要もあります。
「目標設定」は、人事考課制度の基本となるところです。それを設定する従業員側と上司側、双方に知識と客観性が求められます。

そもそも論ではありますが、人事考課制度の意味や制度の特性を上層部が理解していなければ、人事考課制度は意味を持ちません。たとえば「従業員に目標を決めさせるなどおかしい」「目標達成よりも年功序列」という考え方を上層部が持っているようならば、人事考課制度は正しく機能しないのです。

 

ポイントをおさえて人事考課を活用しよう

人事考課制度は、従業員と上司、そして会社側が一体となって目標を定め、達成度を評価し、それを待遇面に反映していく制度です。

正しく機能すれば従業員のモチベーションアップにつながりますし、会社の利益にもつながります。

ただこれを正しく機能させるためには、「従業員自身の客観性」「上司のフィードバック能力」「会社側が人事考課制度の考え方に適応すること」の3つが求められます。