退職届・退職願の違いとは？人事が受け取ってからの流れを解説！

従業員が退職を希望するときに提出する、退職願や退職届。2つの違いについてあなたは詳しく説明できますか？会社の方針によっては口頭で退職日を決める・書面で残すなどその対応は異なります。

トラブルになりがちな手続きでもあるため、人事としてあらゆる場合に備えて知識を持っておくと安心です。さまざまなパターンをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

知っておきたい退職届・退職願の違いとは？

退職願は、退職のお願いを申し入れるための書類です。これはお願いであるため、会社に承諾をしてもらうことを前提としています。提出された段階では書いた退職希望日で退職が確定するわけではありません。

もう1つの退職届は、退職の意思と◯月◯日に退職するということを伝えるための書類です。これは承諾を前提としておらず、人事権限を持った人が退職届を受け取った段階で退職が決まるという性質を持っているという違いがあります。

退職願の方が穏やかな印象を与えられるため、最初は退職願を出して相談してくることが多いです。その後直属の上司と話して退職日などが決まってから、改めて人事に退職届を提出するという流れでトラブルを避ける退職方法が一般的とされています。

 

一般的な退職希望の流れをおさらい

ここで一般的な退職希望者の流れをおさらいしておきましょう。

退職希望の流れ:口頭の場合

最初に退職願を提出される場合もありますが、口頭で退職意思を直属の上司に伝える場合も多いです。最初は相談という形で退職希望を伝え、引き留めなどの交渉があった後に退職日を確定させ、上司から人事へ連絡が来るという形式が多いです。

ただ、口頭の場合は退職日が不明確になることや、言った・言わないの話になり、トラブルを生む可能性があります。無用なトラブルを避けるためにも、退職届に日付をきちんと入力してもらって書面で証拠を残しておくと、安心です。

 

退職希望の流れ:退職願、退職届による退職の申し出

最初の相談の際、口頭にプラスして退職願を提出されることもあります。退職願を出した後に直属の上司と引き継ぎや有給消化について会話し、その後に退職日を決定して人事に退職届を提出される形式です。

「立つ鳥跡を濁さず」の精神で退職をしたいと考える方も多いため、ご紹介したどちらのパターンでも基本はまず直属の上司に相談しながら退職日を決めることが一般化しています。

 

こんなケースもある退職届受け取りまでの流れ

一般的な方法以外に、下記のようなケースで退職の申し出がある場合もあります。

 

直接人事に相談が来る

通常は退職希望者が直属の上司に退職意思を伝え、その後直属の上司が人事権限を持った上席者や人事に接続してくるケースが多いです。しかし、直属の上司やその上席者が退職を拒否したい意向がある場合、引き留め交渉に時間をかけることもあります。

退職希望者の多くは転職先を決定した段階で退職の意思を伝えてくるため、その時点で転職先の入社日が決定していることが多いです。何度退職の意思を伝えても引き留め交渉が続く場合は、退職希望者から直接人事に相談が来ることもあるでしょう。

 

退職する際には、就業規則に定められた期間より前に退職の意思を伝えなければなりません。しかし、上司などに引き留められている場合は退職意思が人事権限のある人に伝わっていないため、そのままだと退職ができないことも多いです。

そのため、就業規則に定められた日程を過ぎてしまわないよう直接動く退職希望者も多いでしょう。また、民法第627条第1項では、本人が退職意思を示してから2週間で退職ができることになっています。この日程を過ぎないようにと動く退職希望者がいることは、覚えておきましょう。

 

人事宛に内容証明で退職届が届く

相談する余裕がないほど事態が切迫している場合は、内容証明郵便で退職届が人事宛に届くこともあります。内容証明とは、いつ・誰が・誰宛に・どのような内容の書類を送ったかが証明できる郵便のことをいいます。つまり、「退職届を受け取っていないので退職できない」という説明はできない効果があります。

退職希望者が退職の話を進めてもらえず、最後の手段として取ることが多い方法といえます。民法では意思表示ができてから2週間で退職できるため、内容証明郵便で退職届が届けば2週間で退職が可能です。

 

代表宛に内容証明で退職届が届いて人事へ連絡が入る

さらに事態が切迫している場合は、代表宛に内容証明郵便で退職届が届き、人事に連絡が入る場合もあるでしょう。この場合は上司や人事の管理不行き届きについて言及される可能性があります。無理な引き留め交渉を行わず、あくまで常識的な範囲で対応するようにしましょう。

 

退職届を受け取った後の流れとは？

退職届を受け取った後、人事がやるべきことをご説明します。退職届は必ず提出しなければならないものではありませんので、口頭のみで退職日が決定した場合もこの流れに沿って対応する必要があります。会社の方針によって退職届を提出してもらう必要があれば、退職希望者に提出の期日を伝えた上で依頼をしておきましょう。

 

退職希望日・就業規則の確認

まず退職希望日を確認し、就業規則に定められた期間に問題がないかを確認してください。就業規則上も問題がなければそのまま受理し、退職に必要な手続きを行います。

 

就業規則上問題がある場合

退職届に記載されている退職日に就業規則上問題がある場合は、まず人事に退職届が来る前にどのようなやりとりがあったのか、退職希望者の上司に確認を取るようにしましょう。

いつ退職の相談があったのか、退職願・退職届どちらの書類を受け取ったのか、その際どのように対応したのか、退職を承諾した日の確認などを行ってください。上司が退職届を受理している日に就業規則上問題がなければ、受理後の流れに進みましょう。

再三伝えても上司が受理しないため、人事に退職届を送ってきたということであれば、民法上の2週間という期日に則って退職日を決めるようにしましょう。

 

基本的に退職の意思は会社都合で拒否できるものではありませんので、退職希望者の希望している退職日で受理することをおすすめします。ただ、事前の相談もなしに就業規則で定められている日を超えて退職届を提出してきた場合は、交渉の余地があると考えられます。

また、就業規則に退職届の提出を義務付けているにも関わらず、口頭のみで退職を申し出てきた場合は退職届の提出をもって退職意思表示とすると伝えましょう。いずれにしても、縁あって雇用関係となった人ですから、無用なトラブルは避ける形で物事を進めることをおすすめします。

 

退職届を受理した後の流れ

次に、退職届を受理して退職が決定してからの流れを解説します。

退職前：退職金・退職関連書類の準備

退職金制度がある場合は退職金の準備と、退職関連書類の準備を行います。退職をする際には、下記のような確認が必要になります。

 

健康保険の任意継続希望の確認

期間を空けずに次に勤務を始める場合は不要ですが、期間が空く・もしくは離職したまま、あるいは個人事業主になった場合は、健康保険の任意継続希望の確認が必要です。

 

住民税の徴収方法の確認

こちらも期間を空けずに勤務する場合は、退職者を通じて転職先に書類を渡す必要がありますが、期間が空くか離職したままの状態、あるいは個人事業主になった場合は一括徴収か普通徴収かの切り替え対応が必要です。

1月1日から5月31日までの退職の場合は、給与から一括徴収となります。6月1日から12月31日までの退職の場合は退職月の給与から一括徴収にするか、個人納付にするかが選べます。どちらにも申し込んでいない場合は、個人納付に自動で切り替わります。この点についても、アナウンスしておきましょう。

参考：東京都主税局　＜個人住民税の特別徴収推進ステーション＞＜特別徴収Q&A＞

 

貸与品の返却・データの消去等

社員証や事務用品・携帯電話・パソコン・書類・被扶養者分も含めた健康保険証、交換した名刺などは会社に帰属するため、すべて返却してもらうことになります。また、関わった案件のデータを個人のHDDなどに保管していた場合、それも会社帰属のものとなるため持ち出しは厳禁です。すべて消去してもらいましょう。その後、消去や返却の確認書類にサインしてもらってください。

 

年金手帳の提出

入社時に会社で保管している場合は不要ですが、もし保管していない場合は年金手帳を提出してもらうようにしましょう。上記の処理を行った後、退職証明書を発行します。

 

退職前：財形貯蓄・持株会・社内融資制度・確定拠出年金制度など

財形貯蓄・持株会・社内融資・確定拠出年金などの制度を用意している会社の場合、利用している社員には退職前に説明が必要です。

 

財形貯蓄制度

転職先でも財形貯蓄を行うかどうかで、退職者の手続きが異なります。転職後にも継続したい場合は、同じ金融機関なら勤務先変更の申請、違う金融機関なら財形貯蓄継続の申請を転職先で行う必要があります。

退職2年以内が期限となりますので、アナウンスしてあげましょう。また、転職先で財形貯蓄がない場合は解約となります。

 

持株会制度

持株会についても社員である場合に有効となりますから、それまでに持っている株式を退職者の個人口座に移す必要があります。移した後に売却するタイミングは個人の自由です。これは上場株式の場合で、未上場の場合は持株会が買取りをするのが一般的です。上場区分にあわせて対応しましょう。

 

社内融資制度

社内融資制度は社内にいる限り有効な制度となりますから、返済が必要な場合は退職時に一括返済となります。社内融資についてそういった処理になることを理解していない退職者もいる可能性がありますから、返済額や期間などについてよく確認しておきましょう。

 

確定拠出年金制度

自社が確定拠出年金制度を持っている場合、それが企業型か個人型（iDeCo）同時加入なのかを確認しましょう。その上で転職先がどんな制度を持っているのかによって別のアナウンスが必要です。

 

退職者の対応は転職先の企業がどのような年金制度を持っているかによって異なります。自社が企業型確定拠出年金制度で、転職先も企業型確定拠出年金制度を持っていれば、転職先に確認して年金資産の移動をする必要があります。

退職希望者から、転職先に手続き方法を確認するようアナウンスしましょう。企業型確定拠出年金がない場合は、iDeCoに移す手続きが必要となります。

 

自社が企業型確定拠出年金制度を敷いており、退職者が退職後6ヶ月間なにも移換などの手続きをしなかった場合は、国民年金基金連合会に自動移換されます。その場合は資産運用ができない・管理手数料がかかる・自動移換中の期間は受給条件に関わる期間に含まれないため、受給が遅れる可能性もあることは伝えておきましょう。

その他、もともとiDeCoに加入していた退職者が自営業や個人事業主、専業主婦になる場合などもiDeCoの継続が可能ですが、被保険者種別が変わりますので、変更届を出す必要があることもアナウンスしておきましょう。

 

退職後：税金・雇用保険・社会保険などの手続き

退職後5日以内に管轄の年金事務所に雇用保険・社会保険の資格喪失手続きを、ハローワークには10日以内に雇用保険被保険者資格喪失届・雇用保険被保険者離職証明書を送付します。

その他退職者への離職票、源泉徴収票の交付、希望された場合は健康保険被保険者資格喪失確認通知書コピーの送付を行います。雇用保険・社会保険は、また別の会社で勤務する場合はそちらで加入することとなります。離職票は失業した場合、ハローワークで失業手当をもらうために必要です。

 

退職手続きはフロー整備が大切

退職願・退職届の違いから、退職前後に必要な手続きの流れについてまとめてご紹介しました。知らないまま対応すると後々大きなトラブルに発展する可能性もあるため、社内で二重三重にチェックしながら対応し、間違いがないようにしましょう。

 

また、退職の手続きについては非常に複雑であるため、社内でフローチャートなどを作成しておき、その場合ごとに必要書類をまとめておくと手続きがスムーズになります。制度が変わったタイミングで退職の際に関わる項目があるかどうかもあわせて確認しておくようにすると、実際に退職対応をする際に困らずに済みます。ぜひ参考にしてみてください。